Quem se formaliza acaba tendo, em algum momento, que aprender como emitir nota fiscal MEI. Trata-se de uma das obrigações do microempreendedor.
O Microempreendedor Individual (MEI) é um regime simplificado criado para formalizar pequenos negócios e garantir direitos previdenciários ao empreendedor. Com um CNPJ próprio, o MEI pode emitir notas fiscais, contratar um funcionário e ter acesso a benefícios como aposentadoria.
Além disso, essa formalização facilita a negociação com empresas e órgãos públicos, ampliando oportunidades de negócio. No geral, é um sistema interessante para quem quer começar seu negócio, mas ainda tem um investimento baixo e quer ter poucos gastos.
Um dos principais recursos disponíveis para o MEI é a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), essencial para garantir transparência nas transações e cumprir as exigências fiscais. A emissão é simples uma vez que se aprende, mas pode parecer complexa no começo.
Neste artigo, você encontra:
Afinal, o que é a NF ou NFe?
A Nota Fiscal (NF) é um documento que comprova a venda de produtos ou a prestação de serviços. No caso do MEI, a emissão desse documento permite formalizar transações comerciais e manter um controle financeiro mais organizado.
Com a digitalização dos serviços fiscais, a maioria das notas é emitida no formato eletrônico, conhecida como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A NF-e é gerada e armazenada digitalmente, garantindo maior segurança e praticidade para os empreendedores.
O documento tem validade jurídica e pode ser consultado a qualquer momento pelos órgãos de fiscalização. Além disso, algumas empresas exigem a apresentação de notas fiscais para firmar parcerias, tornando sua emissão essencial para quem deseja expandir os negócios.
Existem diferentes tipos de notas fiscais, mas as mais comuns para o MEI são a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica (NFC-e). A primeira é usada por prestadores de serviço, enquanto a segunda é voltada para quem comercializa produtos.
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A emissão da nota fiscal é uma obrigação do MEI?
Na verdade, a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal para o MEI depende do tipo de cliente atendido. Se a venda ou prestação de serviço for para outra empresa (CNPJ), a emissão da nota fiscal é obrigatória.
Já quando a negociação ocorre com uma pessoa física, a emissão é opcional, a menos que o cliente solicite o documento. Dito isso, mesmo não sendo exigida em todos os casos, a emissão de nota fiscal traz vantagens que valem a pena serem mencionadas.
Além de facilitar a organização financeira, ela melhora a credibilidade do negócio e pode ser um diferencial na captação de novos clientes. Muitas empresas só contratam prestadores de serviço ou compram produtos de fornecedores que emitem NF, o que pode representar novas oportunidades.
Outro ponto importante é que algumas prefeituras e estados podem ter exigências próprias sobre a emissão de notas fiscais. O MEI que presta serviços, por exemplo, deve verificar se a cidade onde atua exige a emissão de NFS-e.
Aprenda como emitir a nota fiscal MEI
Emitir nota fiscal MEI é um processo simples e pode ser feito totalmente online. O governo disponibiliza uma plataforma específica para isso, permitindo que o microempreendedor gere documentos fiscais rapidamente. Veja o passo a passo adiante para realizar esse procedimento corretamente.
1. Cadastre-se no Portal do Empreendedor
Antes de emitir qualquer nota fiscal, é necessário garantir que o CNPJ do MEI esteja regularizado. Para isso, acesse o Portal do Empreendedor e verifique se todos os dados estão corretos. Você vai precisar da sua conta e senha de acesso Gov.br.
2. Acesse o Portal do Simples Nacional
Após a formalização, entre no site do Simples Nacional e faça login utilizando também sua conta do Gov.br. Vale lembrar que, por lá, você também pode ter acesso às notas que já emitiu, seus dados, serviços e outros pontos importantes.
- Conta Gov.br
- Certificado digital
- CNPJ e senha cadastrados
Caso seja o primeiro acesso, clique na opção “Primeiro Acesso” e siga as instruções para ativar sua conta. Depois da ativação, aí sim você vai poder começar a trabalhar com a emissão das NFs, por isso é bom dar uma conferida geral nos dados antes de confirmar.
3. Escolha o tipo de nota fiscal
Neste momento, você pode optar pelo método mais fácil ou mais complexo, dependendo do seu gosto. O MEI pode emitir dois tipos de notas fiscais principais. Normalmente uma contém mais informações do que a outra, que já vem com dados salvos:
- Nota Fiscal Simplificada: mais rápida e fácil de preencher, ideal para transações comuns.
- Nota Fiscal Completa: contém mais detalhes e pode ser exigida em algumas operações.
Quem deseja mais praticidade pode utilizar o aplicativo NFSe, disponível para celulares, e emitir notas fiscais de forma simplificada. O procedimento é o mesmo, você também pode escolher os dois tipos de nota pelo celular.
4. Preencha os dados corretamente
No sistema de emissão de notas fiscais, preencha os seguintes campos:
- Dados do cliente (CPF ou CNPJ)
- Descrição do serviço ou produto vendido
- Valor da nota fiscal
- Alíquota de impostos aplicável (se houver)
Verifique todas as informações antes de prosseguir para evitar erros no documento.
5. Emita a nota fiscal
Após conferir os dados preenchidos, clique na opção “Emitir Nota Fiscal”. O sistema gerará automaticamente o documento, que poderá ser baixado ou impresso. Antes disso, você vai ter que conferir se todas as informações estão corretas.
6. Guarde o documento por cinco anos
Por fim, é muito importante lembrar que legislação exige que todas as notas fiscais emitidas sejam armazenadas por pelo menos cinco anos. Isso é essencial para manter a conformidade fiscal e estar preparado caso ocorra uma fiscalização.
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Tem como cancelar a nota fiscal emitida?
Sim! Caso ocorra um erro no preenchimento ou seja necessário anular uma transação, o MEI pode cancelar a nota fiscal. O processo varia conforme o sistema utilizado para a emissão do documento, mas é bastante simples, mesmo que demore um pouco a ser computado.
Se a nota fiscal foi gerada no Portal do Simples Nacional, o cancelamento pode ser feito diretamente na plataforma. Basta acessar a seção de notas fiscais emitidas, localizar o documento e clicar na opção “Cancelar”. Algumas prefeituras permitem o cancelamento online, mas outras exigem um pedido formal.
No caso da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), algumas cidades impõem prazos para o cancelamento. Dependendo da legislação municipal, a solicitação pode precisar de justificativa e até da autorização da prefeitura.
Caso a nota tenha sido enviada ao cliente, é recomendável notificá-lo sobre o cancelamento e, se necessário, emitir uma nova nota com os dados corrigidos. Assim, o MEI evita problemas contábeis e mantém a organização financeira em dia.
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